Om meteen met de deur in huis te vallen: ja, je mag als werkgever een verlofverzoek weigeren. Maar alleen met een hele goede reden. Dit is onder meer te lezen op De Ondernemer, dat aandacht besteedde aan de regels rondom vakantiedagen. Wij lichten een aantal van die regels voor je uit.

Hoeveel vakantiedagen?

Elke werknemer heeft recht op wettelijke vakantiedagen. Na 1 jaar werken maakt een medewerker aanspraak op viermaal het aantal uren dat hij per week werkt. Iemand die 40 uur per week werkt, heeft dus recht op minimaal 160 uur per jaar (dat zijn 20 vakantiedagen van 8 uur; 5 werkweken). Als je 20 uur per week werkt, heb je recht op 80 uur per jaar, wat eveneens uitkomt op 4 vrije werkweken.

Bovenwettelijke dagen

Veel ondernemers geven hun medewerkers meer dagen vrij dan dit minimum van 5 werkweken. Dan is sprake van bovenwettelijke vakantiedagen. Dit kan zijn vastgelegd in een cao of in het arbeidscontract van de werknemer. Handig om te weten: een medewerker die ziek is, blijft gewoon ‘gewoon’ vakantiedagen opbouwen.

Aanvraag weigeren?

Oké, de rechten van de werknemer zijn duidelijk. Maar wannéér mag hij die dagen opnemen? Je werknemer moet zijn verlofverzoek op tijd, schriftelijk indienen. Als werkgever moet je die aanvraag in principe goedkeuren. Maar er zijn drie uitzonderingen. Je mag een verlofverzoek weigeren, wanneer…

• …sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang. Denk aan een vakantie die de bedrijfsvoering ernstig verstoort. Weeg in zo’n situatie de gevolgen voor de bedrijfsvoering af tegen de gevolgen van de ontevreden werknemer. Je moet in deze situatie ook toestaan dat hij op een ander moment zijn vakantie inplant.
• …je medewerker onvoldoende vakantiedagen heeft.
• …in de cao of de arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat de werknemer in een bepaalde periode op vakantie moet of juist niet weg mag.

Tijdig reageren

Reageer altijd binnen 2 weken op een schriftelijke verlofaanvraag. Daarna is het officieel niet meer mogelijk om bezwaar te maken en gaat de vakantie van je werknemer door zoals hij het heeft aangevraagd. Mogelijk geleden voor bovenwettelijke vakantiedagen andere regels, dit staat dan in de cao of de arbeidsovereenkomst.

Vakantie intrekken

Ben je te laat met het weigeren van een verzoek? Of bedenk je je laten wegens nieuwe inzichten? Een goedgekeurd verlof kun je niet zomaar terugdraaien. Dit is alleen mogelijk bij zwaarwegende bedrijfsbelangen, waarbij je het altijd moet overleggen met je werknemer. Ook ben je dan als werkgever verplicht om eventuele kosten te vergoeden die je medewerker al heeft gemaakt, denk aan zijn reeds geboekte vakantie.

Ziek tijdens vakantie

Als je medewerker tijdens zijn vakantie ziek wordt, is hij zijn ‘zieke vakantiedagen’ niet kwijt. Die gelden als ziektedagen, niet als vakantiedagen. Bespreek in dit geval met je werknemer wanneer hij deze vrije dagen alsnog opneemt.

Dagen zijn niet eeuwig houdbaar

Je werknemer kan zijn wettelijke vakantiedagen niet eindeloos opsparen. Binnen 6 maanden na het opbouwjaar moet hij ze opnemen. Als een medewerker nog wettelijke vakantiedagen overheeft van vorig jaar, moet hij die dus dit jaar voor 1 juli opnemen. Als hij ze niet kón opnemen, bijvoorbeeld door ziekte, dan geldt dit niet. Het is ook mogelijk dat in de cao of het arbeidscontract staat dat de opgebouwde uren langer houdbaar zijn.

Populair: onbeperkt aantal vakantiedagen

Tentoo adviseert om alles rondom vakantiedagen duidelijk te documenteren en communiceren via een personeelshandboek. In het arbeidscontract kun je dan verwijzen naar het personeelshandboek. HR-adviseur Tim van ’t Hoff van Tentoo: “Extra vrije dagen kunnen ook een goed middel zijn om personeel te vinden en binden. Het wordt zelfs steeds populairder om werknemers een onbeperkt aantal vakantiedagen te geven. De ING startte hier laatst ook mee. Werknemers mogen dan zelf bepalen wanneer en hoe vaak ze vrij nemen, als hun werk maar af is. Zo zijn er meer creatieve dingen mogelijk met verlofdagen.”

Op zoek naar creatieve manieren om vakantiedagen te gebruiken voor het vinden en binden van personeel? Of kamp je met een ingewikkelde situatie met een verlofverzoek van een werknemer? Tentoo helpt je graag.