Ziekmelden: grip op verzuim en ziekmeldingen voor werkgevers

Iedere organisatie krijgt vroeg of laat te maken met een ziekmelding van een medewerker. Voor werknemers kan ziekmelden op het werk een lastige stap zijn, bijvoorbeeld bij mentale klachten of een arbeidsconflict. Voor werkgevers brengt ziekmelden administratieve verplichtingen, wettelijke verantwoordelijkheden en vragen met zich mee: ‘wanneer ziekmelden?’, ‘wat moet je vastleggen?’ en ‘wanneer moet je het UWV informeren?’.

Tentoo helpt werkgevers om grip te houden op ziekmeldingen en verzuim, zodat jij voldoet aan de wet en medewerkers professioneel worden begeleid.

Wat is ziekmelden en hoe werkt een ziekmelding?

Ziekmelden betekent dat een medewerker aangeeft tijdelijk niet te kunnen werken vanwege ziekte. Een ziekmelding begint altijd bij de werknemer die zich ziekmeldt bij de werkgever. Hoe dat gebeurt verschilt per organisatie. Dat kan telefonisch, per e-mail of via een HR-systeem. Als werkgever ben je verplicht om de ziekmelding vast te leggen en te volgen. Het is belangrijk om te weten wanneer een ziekmelding actie vereist, bijvoorbeeld bij langer durend verzuim. Tentoo ondersteunt werkgevers bij het correct registreren en opvolgen van ziekmeldingen.

Ziekmelden op het werk: verplichtingen voor werkgevers

Bij ziekmelden op het werk heeft de werkgever een aantal wettelijke plichten. Zo moet je:

• De ziekmelding registreren in de administratie
• Contact houden met de medewerker
• Bij verzuim voldoen aan de Wet verbetering poortwachter.

Het niet correct verwerken van ziekmeldingen kan leiden tot boetes of een loonsanctie. Tentoo bewaakt alle termijnen en verplichtingen, zodat jij als werkgever geen risico loopt.

Wanneer moet een ziekmelding naar het UWV?

Niet elke ziekmelding hoeft direct bij het UWV te worden gemeld. Werknemers melden zich altijd ziek bij de werkgever, en de werkgever meldt dit bij de arbodienst of bedrijfsarts. Samen werken werkgever en werknemer aan re-integratie. Na 42 weken ziekte is de werkgever verplicht om de werknemer ziek te melden bij het UWV. In de meeste gevallen betaalt de werkgever het loon tijdens ziekte maximaal 104 weken (2 jaar) door. Er zijn echter situaties waarin de werknemer geen recht heeft op loondoorbetaling, maar op een Ziektewet-uitkering via het UWV.

Wanneer geldt een Ziektewet-uitkering?

• Een ziekmelding bij het UWV is onder andere nodig wanneer:
• Een werknemer ziek uit dienst gaat
• De werknemer een flexibel contract heeft, zoals een uitzend-, oproep- of nulurencontract
• De werknemer ziek is door zwangerschap of bevalling
• De werknemer ziek is door orgaandonatie
• De werknemer onder de no-riskpolis valt
• De werknemer de AOW-leeftijd heeft bereikt
• De werkgever gebruikmaakt van de compensatieregeling

In deze situaties meldt de werkgever de werknemer ziek bij het UWV en wordt daarmee automatisch een Ziektewetuitkering aangevraagd. Kan of wil de werkgever dit niet doen dan moet de werknemer zelf contact opnemen met het UWV, uiterlijk op de tweede ziektedag.

Andere situaties

Ook bij ziekte na het einde van het dienstverband, ziekte tijdens een WW-uitkering of wanneer iemand geen werkgever heeft, kunnen andere regels gelden. In sommige gevallen moet de werknemer zichzelf ziekmelden bij het UWV.

Omdat de regels per situatie verschillen, is het voor werkgevers vaak lastig om te bepalen wanneer een ziekmelding naar het UWV moet. Tentoo helpt hierbij door te beoordelen welke melding nodig is en zorgt dat iedere UWV-ziekmelding correct en tijdig wordt gedaan.

Ziekmelden in bijzondere situaties

Ziekmelden bij een arbeidsconflict

Ziekmelden bij een arbeidsconflict komt regelmatig voor. Soms twijfelt een werkgever of de ziekmelding wel terecht is, of ontstaat er discussie. Toch geldt: ziekte en arbeidsconflict kunnen naast elkaar bestaan. Bij arbeidsconflict en ziekmelding is zorgvuldige begeleiding essentieel. Tentoo adviseert werkgevers hoe zij moeten omgaan met ziekmelden bij dreigend arbeidsconflict, zodat escalatie en juridische risico’s worden voorkomen.

Niet durven ziekmelden door burn-out of overspannenheid

Veel werknemers durven zich niet ziek te melden bij burn-out of overspannenheid. Angst voor gevolgen of onbegrip speelt vaak een rol. Juist dan is een veilige en duidelijke ziekmeldprocedure belangrijk. Tentoo ondersteunt werkgevers bij het creëren van helder verzuimbeleid en passende begeleiding bij mentale klachten.

Ziekmelden bij zwangerschap en vermoeidheid

Ook ziekmelden bij vermoeidheid tijdens zwangerschap komt regelmatig voor. Deze ziekmeldingen vragen om extra zorgvuldigheid, mede in combinatie met WAZO-regelingen. Tentoo helpt werkgevers om dit correct en volgens de wet af te handelen.

Hoe moet een ziekmelding worden doorgegeven?

Een ziekmelding hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar wel duidelijk. Werkgevers maken vaak afspraken over de manier van ziekmelden. Soms gebeurt dit telefonisch, soms schriftelijk. Een voorbeeld ziekmelding kan zijn: “Ik meld me vandaag ziek vanwege gezondheidsklachten en ben tijdelijk niet inzetbaar.”

Sommige organisaties accepteren ook ziekmelden via WhatsApp, zolang hier duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Tentoo adviseert werkgevers over een duidelijke en juridisch correcte ziekmeldprocedure.

Verzuimbegeleiding en Wet verbetering poortwachter

Bij langdurige ziekmeldingen gelden strikte regels vanuit de Wet verbetering poortwachter. Denk aan:

• Het opstellen van een plan van aanpak
• Contact met de bedrijfsarts
• Het vastleggen van re-integratiestappen

Tentoo bewaakt dit proces en zorgt dat verzuimbegeleiding zorgvuldig en volgens de wet verloopt.

De voordelen van ziekmeldingen regelen via Tentoo

• Geen administratieve zorgen rondom ziekmeldingen
• Altijd in lijn met wet- en regelgeving
• Ondersteuning bij complexe situaties
• Inzicht in verzuim en preventie
• Flexibele ondersteuning, afgestemd op jouw organisatie

Tentoo als jouw partner bij verzuim en ziekmeldingen

Met meer dan 30 jaar ervaring helpt Tentoo werkgevers bij het professioneel regelen van ziekmeldingen en verzuimbeleid. Met Tentoo HR-partners krijg je een van onze experts als vast aanspreekpunt. Of het nu gaat om een korte ziekmelding of langdurig verzuim, met Tentoo sta je er niet alleen voor.