Opbouw van verlofuren
Verlofuren zijn opgedeeld in twee categorieën: wettelijke verlofuren en bovenwettelijke verlofuren (bron: Rijkswaterstaat). Als werkgever ben je verplicht om werknemers het aantal wettelijke verlofuren aan te bieden. Hiervoor geldt een vaste berekening, namelijk het aantal uur dat de werknemer per week werkt maal vier. Een werknemer die 40 uur per week werkt bouwt daarom dus per kalenderjaar (40 x 4 =) 160 wettelijke verlofuren op. Dit staat gelijk aan 20 werkdagen. Veel werkgevers bieden echter meer verlofuren dan het wettelijk minimum aan. Alle uren boven dit minimum zijn bovenwettelijke verlofuren.
De hoeveelheid bovenwettelijke uren die een werknemer per kalenderjaar opbouwt, is afhankelijk van wat er in de arbeidsovereenkomst met de werknemer is afgesproken. Werkgevers zijn in principe vrij om zelf te bepalen hoeveel bovenwettelijke uren zij aanbieden. In de praktijk zien wij dat 40 bovenwettelijke verlofuren (vijf werkdagen bij een dienstverband van 40 uur per week) per kalenderjaar gemiddeld is. Op het moment dat je een cao volgt die Algemeen Verbindend Verklaard is, ben je verplicht om het aantal bovenwettelijke verlofuren uit de cao te hanteren. Zowel voor de wettelijke als bovenwettelijke verlofuren geldt dat, indien de werknemer halverwege een kalenderjaar in dienst is getreden, hij zijn verlofuren pro-rata opbouwt.
De verdeling tussen wettelijke en bovenwettelijke verlofuren is daarom bij een werknemer die gedurende één kalenderjaar 40 uur per week werkt en recht heeft op 200 verlofuren (25 werkdagen) als volgt:
- Van de 200 verlofuren zijn (40 x 4 = ) 160 uren als wettelijke verlofuren gekenmerkt.
- Van de 200 verlofuren zijn alle uren boven de wettelijke verlofuren aangemerkt als bovenwettelijke uren. In dit voorbeeld beschikt de werknemer dus over (200 – 160 = ) 40 bovenwettelijke verlofuren.
Het opnemen en vervallen van verlofuren
Het is uiteraard de bedoeling dat de werknemer zijn verlof opneemt. Voor het opnemen van de verlofuren is de werknemer zelf verantwoordelijk. Voor het opnemen van verlof zijn twee wettelijke bepalingen van belang, namelijk:
- Het opnemen van (voldoende) verlof is de verantwoordelijkheid van de werknemer.
- De werkgever is verplicht om de werknemer op ieder moment te voorzien van een actueel overzicht van zijn (on)genoten verlofuren.
Op het moment dat de werknemer verlof zijn de werkgever aanvraagt, mag de werkgever het verlof in principe niet weigeren, tenzij er sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang.
Aangezien het opnemen van voldoende verlof de verantwoordelijkheid van de werknemer is, is de werknemer dus ook verantwoordelijk voor het (niet laten) vervallen van zijn ongebruikte verlofuren. Nu kan het voorkomen dat de werknemer er in het kalenderjaar niet in slaagt om al zijn verlofuren op te nemen. Dat is geen ramp, want een werknemer mag zijn ongebruikte verlofuren meenemen naar een volgend kalenderjaar. De niet opgenomen verlofuren vervallen echter wel na een bepaalde periode. Voor het verjaren van verlofuren gelden de volgende regels:
- Ongebruikte wettelijke verlofuren vervallen zes maanden na het jaar waarin deze zijn opgebouwd. Ongebruikte wettelijke verlofuren uit 2019 vervallen dus op 1-7-2020.
- Ongebruikte bovenwettelijke verlofuren vervallen vijf jaar na het jaar waarin deze zijn opgebouwd.
Op het moment dat een werknemer verlofuren opneemt, streep je als werkgever de uren af in volgorde van hun geldigheidsduur. Zodoende moeten ongebruikte wettelijke verlofuren uit 2018 eerder worden afgeboekt van het verloftegoed dan bovenwettelijke verlofuren uit 2014. In een cao of arbeidsovereenkomst kan een andere opnamevolgorde zijn vastgelegd. Het is bijvoorbeeld toegestaan om een verlate vervaltermijn van de wettelijke verlofuren vast te leggen. Een vroegere vervaltermijn is dan weer niet mogelijk.
Het financiële belang van goede verlofadministratie
Nu we de opbouw, opname en het vervallen van verlofuren hebben besproken, is het goed om het financiële belang toe te lichten. Voor werkgevers is dit immers een belangrijk aspect. Want wanneer gaat slecht verlofmanagement je financieel raken?
Vanuit onze ervaring is het ontbreken of onvoldoende bijhouden van een verlofadministratie een dikke rode vlag. Als dit herkenbaar is binnen jouw organisatie, dan is het belangrijk dat je er snel iets aan doet. Werkgevers zijn namelijk verplicht om de niet-genoten wettelijke én bovenwettelijke verlofuren bij uitdiensttreding van een werknemer uit te betalen. Heb je de verlofopname van werknemers niet goed bijgehouden? Dan bestaat het risico dat je de volledige verlofopbouw van de vertrekkende werknemer (deels) moet uitbetalen. Deze kosten hiervan kunnen flink oplopen.
Daarom hanteren wij de volgende vuistregel: verlofuren vertegenwoordigen een financiële waarde, dus goed verlofmanagement voeren is noodzakelijk. Goed verlofmanagement begint bij een correcte administratie. Dit is bijvoorbeeld mogelijk in de salarisadministratiesoftware Nmbrs. Gebruikers van Nmbrs kunnen profiteren van de verlofmodule-functie. Het verlof(saldo) wordt in Nmbrs aangevraagd én bijgehouden, waardoor er altijd inzicht is in het verlofsaldo van werknemers. Door deze functie voldoe je dus aan je wettelijke verplichting om de werknemer op ieder moment te voorzien van actueel overzicht van zijn (on)genoten verlofuren.
Naast het voorkomen van hoge bedragen, biedt het voeren van een correcte verlofadministratie een ander voordeel. Omwille van de productiviteit is het belangrijk dat werknemers voldoende verlof opnemen. Nu je inzicht hebt in de verlofopbouw en -opname, is het ook mogelijk om verlofopnames te stimuleren. Daarnaast heb je de optie om beleid voor het bij- of verkopen van bovenwettelijke verlofuren of een andere aantrekkelijke (verlof)regeling te introduceren. Ook dit kan de productiviteit van werknemers verhogen.
Conclusie
Goed verlofmanagement bespaart kosten en begint met het bijhouden van een verlofadministratie. Ons team helpt je graag om de juiste acties te ondernemen. Neem voor advies over verlofmanagement of bij interesse in de verlofmodule van Nmbrs contact met ons op via 020 – 524 60 51.