Tentoo introduceerde de dienst payrolling in 1992. Wij namen de administratieve en financiële verplichtingen over van een groep freelancers en werden hun juridisch werkgever. In de decennia hierna kozen meer en meer ondernemers voor de voordelen van deze werkwijze. Ook tienduizenden werkgevers kozen ervoor hun medewerkers te payrollen via Tentoo. Het doel van alle ondernemers was hetzelfde: meer gemak, meer tijd voor de corebusiness en minder werkgeversrisico’s. Payrolling is sinds januari 2020 echter flink veranderd.
Eigen rechtsvorm
Sinds de inwerkingtreding van de Wet arbeidsmarkt in balans (januari 2020) heeft payrolling een eigen rechtsvorm. Voor payrolling gelden andere voorwaarden dan de jaren ervoor. Werken met de payrollovereenkomst heeft onder meer de volgende unieke eigenschappen:
- Als ondernemer mag je de medewerkers helemaal zelf werven en selecteren.
- Je mag de medewerkers exclusief voor jouw bedrijf laten werken.
Daar staat tegenover dat payrollkrachten exact dezelfde rechtspositie en arbeidsvoorwaarden hebben als medewerkers die vast bij je in loondienst zijn. Ondernemers kunnen ook kiezen voor de uitzendovereenkomst, waarvoor andere voorwaarden gelden en medewerkers tot 4 jaar op flexibele basis kunnen worden ingezet.
Bij het uitleggen van payroll maken we onderscheid tussen payrolling voor werkgevers en payrolling voor freelancers. Voor beide groepen heeft payroll specifieke voordelen. In de FAQ hieronder lees je wat payroll is, hoe de werkwijze eruitziet en wat de voordelen zijn. De antwoorden hebben we zoveel mogelijk opgesplitst per gebruikersgroep (werkgever en freelancer).
Payroll kun je zien als een driehoeksverhouding tussen opdrachtnemer, opdrachtgever en het payrollbedrijf. Opdrachtgever en opdrachtnemer vinden elkaar en kunnen gaan samenwerken. Het payrollbedrijf verzorgt de administratieve en financiële afhandeling. De onderlinge afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst (contract).
We maken onderscheid tussen payrolling voor werkgevers en payroll voor freelancers.
Payroll voor werkgevers
Als werkgevers medewerkers inzetten op basis van een payrollovereenkomst, komen deze medewerkers op de loonlijst van het payrollbedrijf. Daarmee is het payrollbedrijf de juridisch werkgever en neemt het de administratieve verplichtingen over. Denk hierbij aan:
- Loonadministratie;
- Loonstrookjes;
- Ziek- en betermeldingen;
- Urenregistraties;
- Jaaropgaves;
- Loonuitbetaling en voorfinanciering.
Het payrollbedrijf neemt ook de arbeidsrechtelijke risico’s over, zoals:
- Doorbetalingsplicht bij ziekte;
- Ketenaansprakelijkheid;
- Naheffingsaanslagen;
Met payrolling houden werkgevers de werving, selectie en dagelijkse aansturing op de werkvloer volledig zelf in de hand. Werken met de payrollovereenkomst verschilt hierin van verlonen met de uitzendovereenkomst; daarbij kun je medewerkers weliswaar tot 4 jaar op flexibele basis inzetten, maar je mag ze niet zelf werven en selecteren.
Payroll voor freelancers
Via payroll (tegenwoordig vaak verloning genoemd) kunnen freelancers volledig als zelfstandige werken. Ze staan daarbij op de loonlijst van een payrollbedrijf/verloningsbedrijf. Daardoor bouwen ze rechten op voor de WW, de ZW en de WIA. Ze zijn dus automatisch verzekerd voor inkomensverlies wegens ziekte, arbeidsongeschiktheid of een gebrek aan opdrachten. Een zzp’er is dat niet.
Het verloningsbedrijf neemt als juridisch werkgever veel taken van freelancers over die zzp’ers wel hebben. Denk hierbij aan:
- Facturatie;
- Belastingzaken;
- Debiteurenbeheer;
- Administratie.
Daardoor houden freelancers meer tijd over voor hun vak en het binnenhalen van opdrachten.
Payrolling is niet gratis. De prijs is voor veel opdrachtgevers en freelancers een belangrijke afweging om voor een payrollaanbieder te kiezen. Payrollbedrijven gebruiken een omrekenfactor of een vast percentage om het tarief te berekenen. Het is niet aan te raden blind voor de goedkoopste aanbieder te gaan. Vergelijk ook niet alleen de omrekenfactoren of percentages; ga juist uit van het uiteindelijke factuurbedrag.
Hoe vergelijk je de payrollkosten van verschillende bedrijven?
Payrollbedrijven brengen op verschillende manieren payrollkosten in rekening. Onze tip: vergelijk niet de verschillende omrekenfactoren of commissies, maar vergelijk op basis van het uiteindelijke factuurbedrag. Ga daarbij vooral goed na welke service je krijgt en welke arbeidsrechtelijke risico’s worden gedekt voor het geld dat je betaalt. Zo krijg je een duidelijker beeld van de werkelijke payrollkosten.
Wil je weten wat de tarieven van payroll bij Tentoo zijn en wat payroll in jouw situatie precies kost? Vraag dan een offerte op maat aan.
Opdrachtgevers spreken met flexkrachten/freelancers een prijs of tarief af waarvoor wordt gewerkt. Deze prijs is het brutoloon. Hierover berekent Tentoo een kleine commissie. Op het nettoloon van de flexwerker/freelancer heeft dit geen invloed; een goede opdrachtgever neemt de commissie voor eigen rekening.
Rekenvoorbeeld: Het afgesproken tarief bedraagt €150,00 per dag en betreft een bruto prijsafspraak. Tentoo verstuurt een factuur aan de opdrachtgever voor ongeveer €250,50 per dag. Dit is de €150,00 per dag plus de werkgeverslasten, reserveringen – denk aan vakantiegeld en feestdagen -, commissie en 21 procent BTW). Afhankelijk van eerdere verloningen en het wel of niet toepassen van de heffingskorting, blijft van deze prijsafspraak zo’n 50 tot 75 procent netto over voor de flexwerker/freelancer.
De precieze hoogte van de commissie hangt af van het type bedrijf, de dienstverlening en wensen van de opdrachtgever en freelancer.
Voor werkgevers
Payrolling staat voor gemak, zekerheid en ontzorging. Met payroll wordt uitbetaling van je werknemers overgenomen, inclusief alle verantwoordelijkheden, administratieve verplichtingen en werkgeversrisico’s.
- Met payrolling heb je veel gemak (geen werkgeverskopzorgen, gewoon ondernemen!).
- Je mag zelf de payrollmedewerker werven en selecteren.
- Je hoeft geen salarisadministratie bij te houden.
- Uitbetaling van loon wordt voor je verzorgd.
- Je hebt geen doorbetalingsplicht bij ziekte. Die wordt overgenomen door Tentoo.
- Geen arbeidsrechtelijke risico’s.
- Alles is te regelen via onze online portal.
- Loonkosten worden voorgefinancierd.
- De medewerker mag exclusief voor jou werken (bij uitzenden niet).
Voor freelancers:
Payroll combineert de vrijheid en onafhankelijkheid van het zelfstandig ondernemerschap met het gemak van een vaste baan. Je bepaalt zelf voor wie je werkt en tegen welk tarief, net als een echte zzp’er. Maar het voordeel daarbij is dat je met payroll veel minder administratieve lasten en financiële risico’s hebt.
- Je krijgt je opdracht binnen 7 dagen uitbetaald.
- Financiële zekerheid: je bent automatisch verzekerd voor WW, ZW en WIA.
- Je hebt geen KVK-inschrijving nodig en kunt dus snel starten.
- Geen administratie en geen debiteurenbeheer.
- Je kunt voor één opdrachtgever werken.
- Je werkt verder volledig zelfstandig!
Sinds 1 januari 2021 hebben payrollkrachten vanaf hun eerste werkdag recht op een ‘adequaat’ pensioen, wanneer hun cao dit voorschrijft. Dit is op twee manieren mogelijk:
- Payrollmedewerkers doen mee met de pensioenregeling van de opdrachtgever. Dit is in veel gevallen echter lastig, omdat niet alle pensioenregelingen open staan voor payrollmedewerkers.
- Het payrollbedrijf heeft een eigen pensioenregeling. Dit is de meest gebruikte oplossing. De pensioenregeling van het payrollbedrijf moet aan strenge voorwaarden voldoen die ervoor zorgen dat de payrollmedewerker verzekerd is van een goede regeling.
Wanneer een pensioenregeling niet verplicht is op basis van de cao, maar wanneer de opdrachtgever dit wel graag wil faciliteren, maken goede payrollbedrijven dit ook mogelijk. Bespreek de pensioenmogelijkheden met de payrollaanbieder.
Een payrollmedewerker heeft sinds 1 januari 2020 dezelfde rechtspositie als medewerkers in vaste dienst, waarmee hij ook recht heeft op exact dezelfde arbeidsvoorwaarden. De precieze secundaire arbeidsvoorwaarden hangen dus vooral af van de arbeidsvoorwaarden die de opdrachtgever heeft voor medewerkers in eigen dienst. Wanneer de werknemers in eigen dienst bijvoorbeeld bonussen of extra vakantiedagen krijgen, moet de payrollkracht dat ook krijgen. Eén belangrijk verschil: als opdrachtgever hoef je de payrollmedewerker niet per se na maximaal 3 jaar een contract voor onbepaalde tijd te geven; het payrollbedrijf kan dan juridisch werkgever blijven.
Tentoo hecht veel waarde aan goed werkgeverschap. Daarom profiteren medewerkers die via ons worden verloond van extra voordelen. Zij kunnen onder meer gebruikmaken van diverse kortingen op verzekeringen en ze kunnen onbeperkt gebruikmaken van onze online leeromgeving Academy for Flex. Dit biedt alle mogelijkheden om de (persoonlijk) te ontwikkelen en de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt te vergroten.
Voor freelancers
Zoals hierboven genoemd wordt verlonen voor freelancers in de volkmond vaak payrolling genoemd, maar het is eigenlijk een werkwijze waarbij een payroll-/verloningsbureau op basis van een overeenkomst van opdracht als fictief werkgever voor de freelancer optreedt. Hierdoor geldt voor ‘payroll-freelancers’ niet dat ze recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als de medewerkers die de opdrachtgever in loondienst heeft.
Het is als payrollkracht natuurlijk een vervelende boodschap wanneer je opdrachtgever jouw hulp niet meer nodig heeft. Maar na payrolling val je niet in een zwart gat. Als payrollkracht/freelancer van Tentoo bouw je onder meer rechten op voor WW, ZW en WIA.
Bovendien mag een opdrachtgever niet ‘zomaar’ van de ene op de andere dag de payrollsamenwerking stopzetten. Er geldt minimaal dezelfde opzegtermijn als een medewerker op de loonlijst van de inlener. De precieze opzegtermijn hangt af van de geldende cao en de afspraken tussen de opdrachtgever en het verloningsbedrijf.
Dat gaat bij goede payrollbedrijven heel snel en eenvoudig. De opdrachtgever werft personeel en maakt de werkafspraken (salaris, werkomvang en werkzaamheden) en bespreekt met de medewerker dat hij op basis van een payrollovereenkomst aan de slag gaat. Hij geeft de gegevens van de medewerker (digitaal) door aan het payrollbedrijf.
Het payrollbedrijf maakt het contract in orde en regelt alle benodigde administratieve zaken, zodat de samenwerking direct van start kan. Wanneer de medewerkers overkomen van een ander payrollbureau of van de loonlijst van de opdrachtgever, moeten eerst de lopende contracten op correcte wijze worden omgezet. Daarna kunnen ook deze medewerkers direct aan de slag.
Elke payrollkracht heeft volgens de WAB dezelfde rechtspositie als medewerkers die bij de opdrachtgever in een vergelijkbare functie in loondienst zijn. Hiermee hebben ze onder meer recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden, inclusief vakantiedagen en bonussen.
Hierbij wordt in eerste instantie de cao aangehouden die voor de opdrachtgever geldt. Wanneer een payrollmedewerker aan de slag gaat bij een bedrijf waarvoor geen cao geldt, dan wordt de beloningsregeling van de opdrachtgever aangehouden.
Ja, maar dat geldt voor de kosten van álle flexibele contracten. Om het voor werkgevers aantrekkelijker te maken personeel vast in dienst te nemen, moeten werkgevers sinds 1 januari 2020 een lagere WW-premie afdragen voor medewerkers met een vast contract.
De WW-premie voor medewerkers met een flexibel contract werd juist verhoogd. In de categorie ‘flexibel contract’ valt alles wat géén contract voor onbepaalde tijd is én waar geen vaste arbeidsomvang in is opgenomen; dus ook medewerkers met een jaarcontract, uitzendkrachten en payrollmedewerkers.