De 7 meest gemaakte fouten in salarisadministratie en en hoe je ze voorkomt

Een kleine vergissing in de salarisadministratie kan grote gevolgen hebben. Denk aan boetes van de Belastingdienst, juridische risico’s of ontevreden medewerkers. Toch sluipen fouten er makkelijk in zeker als je weinig tijd hebt of niet dagelijks met loonverwerking bezig bent. In dit artikel zetten we de meest voorkomende fouten op een rij én geven we je tips om ze slim te voorkomen.

1. Onjuiste of onvolledige medewerkersgegevens

Veel fouten ontstaan al bij de start. Als medewerkersgegevens niet compleet of fout zijn ingevoerd, klopt de rest van je administratie meestal ook niet. Denk aan een verkeerd BSN, een verkeerd geboortedatum of een onvolledige loonbelastingverklaring. Gevolg: foutieve loonaangifte, extra werk én frustratie bij je medewerker.

Zo voorkom je dit:

• Vraag vóór indiensttreding om een geldig identiteitsbewijs (géén rijbewijs)
• Laat medewerkers een loonbelastingverklaring invullen (verplicht!)
• Controleer actief of alle gegevens kloppen voordat je iemand in het systeem zet
• Werk met een standaard checklist voor nieuwe medewerkers

2. Loonstroken te laat of niet verstrekken

Een loonstrook is geen formaliteit, maar een wettelijke verplichting. Je moet deze uiterlijk op de dag van uitbetaling verstrekken. Doe je dit niet (of te laat)? Dan kun je problemen krijgen bij een controle van de Belastingdienst of klachten van je medewerker.

Zo voorkom je dit:

• Automatiseer de verwerking van loonstroken via een salarissysteem of payrollpartner zoals Tentoo
• Plan vaste controlemomenten in voor elke loonronde
• Zorg dat je altijd terug kunt vallen op een archief met alle loonstroken (minimaal 7 jaar bewaren)

3. Verkeerde berekening van overuren, toeslagen of bonussen

Zodra er iets afwijkt van het standaard salaris – denk aan overwerk, ploegendiensten, toeslagen of een bonus – is het risico op fouten groter. Zeker als de afspraken daarover niet goed zijn vastgelegd of onduidelijk zijn.

Zo voorkom je dit:

• Leg afspraken over toeslagen, overwerk en variabele beloning altijd schriftelijk vast (bij voorkeur in de arbeidsovereenkomst of cao)
• Gebruik een urenregistratiesysteem dat automatisch koppelt aan je salarisadministratie
• Laat afwijkende betalingen controleren vóórdat je uitbetaalt

4. Onjuiste toepassing van de werkkostenregeling (WKR)

Vergoed je kerstpakketten, telefoons of sportabonnementen? Dan moet je goed opletten wat wel en niet onder de vrije ruimte van de WKR valt. Maak je hier fouten in, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat je te veel hebt vergoed.

Zo voorkom je dit:

• Houd alle vergoedingen en verstrekkingen goed bij in een WKR-administratie
• Check vooraf of een vergoeding onder de gerichte vrijstellingen valt
• Maak gebruik van speciale WKR-software of laat je adviseren door een specialist
• Voer tussentijdse controles uit, zodat je aan het eind van het jaar niet voor verrassingen staat

5. Te late loonaangifte of betaling aan de Belastingdienst

De loonaangifte moet elke maand of vier weken ingediend worden. Als je te laat bent met indienen of betalen, krijg je een boete én betaal je invorderingsrente. En bij herhaling kan de Belastingdienst zelfs een vergrijpboete opleggen.

Zo voorkom je dit:

• Zet de loonaangiftedata voor het hele jaar in je agenda of een planningstool
• Koppel een herinnering aan de deadlines
• Zorg dat degene die verantwoordelijk is voor de aangifte ook de bevoegdheid heeft om te betalen
• Of besteed de loonaangifte uit aan een partij die dit structureel voor je regelt

6. Verkeerde of vergeten verwerking van ziekte, verlof of uitdiensttreding

Als een medewerker ziek is, met ouderschapsverlof gaat of uit dienst treedt, verandert er iets in de loonverwerking. Denk aan aanpassing van het salaris, doorbetaling bij ziekte of een correcte eindafrekening. Vergeet je dit? Dan ontstaan er snel fouten.

Zo voorkom je dit:

• Zorg dat HR en salarisadministratie goed op elkaar afgestemd zijn
• Werk met een vast protocol voor ziekmeldingen, verloven en uitdiensttredingen
• Pas direct na een wijziging de loonadministratie aan – wacht niet tot het einde van de maand
• Laat de eindafrekening altijd controleren door een tweede persoon

7. Geen controle op de output van je salarisadministratie

Zelfs als je alles goed invoert, kan er in de berekening of verwerking nog iets misgaan. Zeker bij complexere constructies of cao-afspraken. En als niemand het opmerkt, stapelt het probleem zich elke maand op.

Zo voorkom je dit:

• Voer maandelijks een steekproefcontrole uit op enkele loonstroken
• Vergelijk de output met eerdere maanden – vallen er afwijkingen op?
• Check of vakantiegeld, pensioenen en vergoedingen correct zijn verwerkt
• Documenteer je controles en correcties, zodat je overzicht houdt