Wanneer mag mijn werknemer zich ziekmelden?

Iedere werkgever krijgt er vroeg of laat mee te maken: een werknemer die zich ziekmeldt. Maar wanneer is een ziekmelding gerechtvaardigd, wat zijn de regels en hoe ga je hier als werkgever goed mee om? In dit artikel leggen we uit wanneer een werknemer zich mag ziekmelden, wat jij als werkgever wel en niet mag vragen, en hoe je het proces rondom verzuim op orde houdt.

Wanneer is iemand ‘ziek’?

Een werknemer mag zich ziekmelden als hij of zij door fysieke of mentale klachten niet in staat is om het werk (volledig) uit te voeren. Het gaat dus niet alleen om griep of een blessure, maar ook psychische klachten zoals burn-out of spanningen kunnen reden zijn voor een geldige ziekmelding.

Ziekte hoeft niet altijd zwart-wit te zijn. Soms is iemand deels in staat om te werken, bijvoorbeeld in aangepaste vorm of op aangepaste tijden. In zulke gevallen kan er sprake zijn van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

Wat mag je als werkgever vragen bij een ziekmelding?

Bij een ziekmelding mag je als werkgever een aantal dingen vragen, maar je moet de privacy van de werknemer respecteren. Je mag bijvoorbeeld wél vragen:

• Wat het telefoonnummer en (verpleeg)adres is van de werknemer
• Hoe lang de werknemer denkt afwezig te zijn
• Of er lopende werkzaamheden zijn die moeten worden overgenomen
• Of de werknemer nog gedeeltelijk inzetbaar is

Je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Die informatie mag alleen gedeeld worden door een bedrijfsarts of arbodienst.

Hoe meld je een werknemer ziek?

Een werknemer moet zich zo snel mogelijk ziekmelden, meestal voor een afgesproken tijdstip en via een afgesproken kanaal (bijvoorbeeld telefonisch bij de leidinggevende of via HR). Deze procedure hoort vastgelegd te zijn in het verzuimprotocol of personeelshandboek. Is er geen duidelijke procedure? Dan geldt dat een werknemer zich op een redelijke manier en tijdig moet melden.

Ziekmelding tijdens vakantie of vrije dag

Een werknemer kan zich ook ziekmelden tijdens een geplande vrije dag of vakantie. In dat geval gelden dezelfde regels. De vakantiedagen waarop de werknemer aantoonbaar ziek was, mogen in principe niet als vakantiedagen worden gerekend. Hiervoor moet de werknemer wel tijdig melden dat hij of zij ziek is en bij voorkeur ook medische gegevens aanleveren (via de bedrijfsarts).

Twijfel over ziekmelding?

Als je als werkgever twijfelt aan de ziekmelding of de duur ervan, kun je de werknemer laten oproepen door een bedrijfsarts of arbodienst. Alleen een arts mag vaststellen of iemand wel of niet arbeidsongeschikt is. De beoordeling van de arts is leidend.