Payrollkosten berekenen
Wil je weten wat payroll kost en hoe je deze kosten berekent? Dan is het belangrijk om verder te kijken dan alleen het bruto uurloon van een medewerker. Payrollkosten bestaan uit meerdere onderdelen en worden meestal berekend met een zogenoemde omrekenfactor (ook wel payroll factor genoemd). De payroll kosten zijn een belangrijke afweging om voor een aanbieder te kiezen. Wil je eerst weten hoe payroll via Tentoo precies werkt? Bekijk dan onze hoofdpagina over payroll.
Tentoo regelt de rest voor:
Wat zijn payrollkosten?
Payrollkosten zijn de totale kosten die je betaalt voor een medewerker die via payroll bij jouw organisatie werkt. Omdat de payrollaanbieder juridisch werkgever is, neemt deze partij veel administratieve taken, verplichtingen en risico’s van je over. Die dienstverlening zie je terug in het tarief. De totale payrollkosten bestaan dus uit meer dan alleen het brutoloon.
Wanneer je zelf personeel in dienst neemt, krijg je met al deze kosten en verplichtingen ook te maken. Bij payroll worden deze samengevoegd tot één overzichtelijk uurtarief. Dat maakt het transparant en voorspelbaar.
1. Werkgeverspremies voor sociale verzekeringen
2. Reserveringen voor vakantiegeld en vakantiedagen
3. Eventuele pensioenspremies
4. Doorbetaling bij ziekte
5. Administratie- em servicekosten
Hoe worden payrollkosten berekend?
Payrollkosten worden meestal berekend met een payroll factor. Die factor vermenigvuldig je met het bruto uurloon van de medewerker. De uitkomst geeft een indicatie van het uurtarief dat jij als opdrachtgever betaalt.
De formule ziet er als volgt uit:
Bruto uurloon × payroll factor = totale payrollkosten per uur
De factor zorgt ervoor dat alle werkgeverslasten, reserveringen en dienstverlening worden meegenomen in één all-in tarief. In plaats van losse kostenposten ontvang je dus één duidelijk uurtarief.
Een rekenvoorbeeld maakt het vaak duidelijker. Stel, een medewerker verdient € 13,00 bruto per uur. Voor jouw sector en type dienstverband geldt een payroll factor van 1,68.
De berekening is dan:
€ 13,00 × 1,68 = € 21,84 per uur
Dit bedrag is het totale all-in tarief dat je betaalt. Hierin zitten onder andere het bruto loon, sociale werkgeverspremies, vakantiegeld en reserveringen, administratiekosten en risicodekking bij ziekte. Je hoeft dus geen aparte afdrachten of reserveringen meer te doen: alles is verwerkt in dat ene tarief.
Omrekenfactor-tabel payroll
Een lagere factor lijkt aantrekkelijk, maar zegt niet alles. Kijk altijd goed wat er wel en niet in het tarief zit. Denk aan pensioen, vakantiegeld, feestdagen, ziekte, reserveringen, administratieve kosten en werkgeversrisico’s.
Wil je snel zien wat een payroll factor doet met je uurtarief? Gebruik dan onderstaande tabel als indicatie.
| Bruto uurloon | Factor 1,55 | Factor 1,65 | Factor 1,75 | Factor 1,85 |
|---|---|---|---|---|
| €15,00 | €23,25 | €24,75 | €26,25 | €27,75 |
| €17,50 | €27,13 | €28,88 | €30,63 | €32,38 |
| €20,00 | €31,00 | €33,00 | €35,00 | €37,00 |
| €22,50 | €34,88 | €37,13 | €39,38 | €41,63 |
| €25,00 | €38,75 | €41,25 | €43,75 | €46,25 |
Payrollkosten:
keuzes maken
Payrolltarieven zijn lastig te vergelijken, dus kies niet zomaar voor de goedkoopste optie. Let goed op de service die je krijgt voor de kosten die je betaalt en kijk altijd naar het uiteindelijke factuurbedrag. Sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) op 1 januari 2020 van kracht werd, zijn de loonkosten voor de werkgever en de brutonetto-berekeningen belangrijker geworden. Dit maakt het essentieel om te begrijpen hoe deze berekeningen werken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan bij je salaris.
Wat kost payroll per maand?
De maandelijkse payrollkosten hangen af van het aantal gewerkte uren. Je berekent dit als volgt:
Payrollkosten per maand = gewerkte uren per maand x payrollkosten per uur
Voorbeeld:
Een medewerker werkt 80 uur per maand, verdient €20 bruto per uur en de payroll factor is 1,65.
€20 x 1,65 = €33 per uur
80 uur x €33 = €2.640 per maand
Werkt de medewerker in een andere maand minder uren? Dan betaal je ook minder. Dat maakt payroll interessant voor organisaties die flexibel willen meebewegen met drukte, projecten of seizoenswerk.
Payrollkosten: hoe vergelijk je ze?
De payrolltarieven zijn voor veel werkgevers een belangrijke afweging om voor een aanbieder te kiezen. De meeste payrollbedrijven gebruiken een omrekenfactor of een vast percentage om het tarief te berekenen. Payrollbedrijven brengen op verschillende manieren payrollkosten in rekening. Waar je op moet letten bij het vergelijken van payrolling tarieven en de kosten voor de payrollconstructie leggen we verder aan je uit.
Onze tip voor payroll tarieven vergelijken: vergelijk niet de verschillende omrekenfactoren of commissies, maar vergelijk op basis van het uiteindelijke factuurbedrag. Ga daarbij goed na welke service je krijgt en welke arbeidsrechtelijke risico’s worden gedekt voor het geld dat je betaalt. Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van de werkelijke payrollkosten.
Payroll vs. zelf in dienst
Twijfel je tussen payroll en zelf iemand in dienst nemen? Het grootste verschil zit niet alleen in de kosten, maar vooral in de verdeling van taken, risico’s en administratie. Met payroll besteed je het juridisch werkgeverschap uit. Neem je iemand zelf in dienst, dan regel je alles in eigen beheer.
Payroll
Beste keuze als je gemak, flexibiliteit en minder werkgeversrisico zoekt.
- Tentoo verzorgt contracten, loonadministratie en uitbetaling
- Minder administratieve druk voor jouw organisatie
- Werkgeversrisico’s zoals verzuim en wet- en regelgeving zijn beter afgedekt
- Snel op- en afschalen bij wisselende personeelsbehoefte
- Duidelijke kosten per gewerkt uur
- Jij houdt de dagelijkse aansturing van de medewerker
Past bij jou als je:
flexibel personeel wilt inzetten, administratie wilt uitbesteden en meer zekerheid zoekt.
Zelf in dienst
Beste keuze als je alle regie in eigen hand wilt houden.
- Je regelt zelf het arbeidscontract en werkgeverschap
- Eigen verantwoordelijkheid voor salarisadministratie en afdrachten
- Je draagt zelf de risico’s bij ziekte en verzuim
- Meer grip op interne HR-processen en arbeidsvoorwaarden
- Vaak meer eigen tijd en kennis nodig
- Totale personeelskosten zijn minder voorspelbaar door bijkomende werkgeverslasten
Past bij jou als je:
de HR- en salarisprocessen zelf goed kunt organiseren en alle werkgeverszaken intern wilt beheren.
Payrollprijzen
sinds 2020
De dienst payrolling is veranderd per 1 januari 2020 door de inwerkingtreding van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). De inzet van payrollkrachten moet sindsdien aan andere voorwaarden voldoen dan de afgelopen jaren.
Enkele WAB-veranderingen hangen samen met de payrollprijzen en daarmee ook de payroll kosten per uur:
1. Hogere WW-premie voor flexibel personeel
Werkgevers betalen een lagere WW-premie voor medewerkers met een vast contract dan voor flexibel personeel, zoals uitzend-, payroll- en detacheringskrachten of werknemers met een tijdelijk contract. Dit geldt voor alle payrollaanbieders en beïnvloedt de payrollprijs.
2. Transitievergoeding
Sinds de WAB hebben werknemers vanaf dag één recht op een transitievergoeding bij ontslag of niet-verlenging, zelfs tijdens de proeftijd en bij payroll- of uitzendcontracten. Vergelijk payrolltarieven door te checken of deze vergoeding in de factuur zit of achteraf wordt berekend.
3. CAO of beloningsregeling
Een payrollkracht valt onder de cao van jouw bedrijf. Is er geen cao? Dan geldt jouw beloningsregeling. Volgens de WAB hebben payrollkrachten dezelfde rechten als vaste medewerkers, inclusief vakantiedagen en bonussen. Dit beïnvloedt direct de payrollkosten.
Veelgestelde vragen
Je berekent payroll kosten door het bruto uurloon te vermenigvuldigen met de payroll factor (ook wel omrekenfactor genoemd). De formule is:
Bruto uurloon × payroll factor = totaal tarief per uur.
Wil je zeker weten dat je de juiste factor gebruikt? Vraag dan een berekening op maat aan.
De omrekenfactor payroll is het getal waarmee je het brutoloon vermenigvuldigt om tot de totale loonkosten te komen. In deze factor zijn werkgeverslasten, reserveringen (zoals vakantiegeld) en administratiekosten verwerkt. De omrekenfactor wordt ook wel payroll factor of payroll percentage genoemd.
Het payroll tarief per uur bestaat uit het brutoloon, sociale premies, reserveringen voor verlof en vakantiegeld, eventuele pensioenpremies en de kosten voor administratie en juridisch werkgeverschap. Je betaalt dus één all-in tarief zonder losse afdrachten.
Payroll factoren verschillen door cao-afspraken, sector, type contract en de mate van dienstverlening. Een lagere factor betekent niet automatisch lagere totale kosten. Kijk altijd naar wat er inbegrepen is in het tarief.
Dat hangt af van je situatie. Wanneer je alle werkgeverslasten, risico’s bij ziekte en administratieve kosten meerekent, zijn de kosten vaak vergelijkbaar. Het voordeel van payroll zit vooral in risicobeperking en ontzorging.
Ja, je kunt altijd vrijblijvend een persoonlijke berekening of offerte aanvragen. Zo weet je precies welke payroll factor voor jouw organisatie geldt en wat het totale uurtarief wordt.
Payrollkosten per uur bereken je meestal door het bruto uurloon te vermenigvuldigen met een payroll factor. Voorbeeld: bij een bruto uurloon van €20 en een factor van 1,65 betaal je indicatief €33 per gewerkt uur. De exacte kosten hangen af van functie, arbeidsvoorwaarden, cao, pensioen, verzuimrisico en dienstverlening.
Een payroll factor is een omrekenfactor waarmee je van bruto uurloon naar totale payrollkosten gaat. In deze factor zitten onder andere werkgeverslasten, vakantiegeld, reserveringen, pensioen, administratie en dienstverlening.
Het bruto uurloon is alleen het loon van de medewerker. Als opdrachtgever betaal je ook voor werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioen, reserveringen, ziekte- en verzuimrisico, administratie en het juridisch werkgeverschap dat het payrollbedrijf overneemt.
Payrollkosten zijn zakelijke personeelskosten. In veel gevallen kun je deze kosten als bedrijfskosten verwerken. Vraag je boekhouder of accountant hoe dit precies geldt voor jouw situatie.
Niet altijd op basis van het uurtarief. Payroll kan wel voordeliger of praktischer zijn wanneer je administratieve lasten, werkgeversrisico’s, verzuimbegeleiding en flexibiliteit meerekent. De beste keuze hangt af van je personeelsbehoefte en risicobereidheid.
In het payroll tarief zitten meestal het brutoloon, vakantiegeld, reserveringen, werkgeverspremies, pensioen, administratieve verwerking en de dienstverlening van het payrollbedrijf. Controleer altijd welke onderdelen wel en niet inbegrepen zijn.
Ontdek payrolling via Tentoo
Tentoo is de grondlegger van payrolling in Nederland. Neem contact op met een van onze experts en laat ons jou helpen bij het verlonen van jouw medewerkers.
Je zzp administratie volledig uitbesteden
Met Tentoo ZZP nemen wij alle administratie voor zzp van je over, zodat jij je kunt bezighouden met echt belangrijke zaken. Wij de administratie, jij meer tijd en minder zorgen!
Offerte of advies nodig?
Ben je benieuwd hoeveel payrolling via Tentoo kost? Met een payroll rekenvoorbeeld rekenen wij graag het payroll percentage en zo ook de totale loonkosten voor je uit. Zo weet je exact wat het loonkosten werkgever percentage voor jou inhoudt. Wij kunnen je ook meer vertellen hoe payroll berekenen werkt voor jouw bedrijf en de kostprijs personeel berekenen. Wil je naast de kosten ook weten hoe het proces werkt? Bekijk hoe payroll uitbesteden werkt bij Tentoo of vraag direct een persoonlijk tarief aan.
Heb je liever persoonlijk advies? We kijken en denken graag met je mee om te adviseren wat het beste bij jou past. Laat je gegevens achter, dan nemen we binnen één werkdag contact met je op. Liever direct antwoord op je vraag? Bel ons op 020 - 723 09 53, we helpen je graag!