Functieprofielen
Werken met functieprofielen kan jouw bedrijf veel opleveren. Functieprofielen helpen bijvoorbeeld bij het aantrekken van de juiste medewerkers en geven je meer inzicht in de organisatiestructuur van je bedrijf. Maar wat is het doel van een functieprofiel precies? En hoe pak je een functieprofiel schrijven en inzetten goed aan?
Wat is een functieprofiel?
Een eenduidige beschrijving van het takenpakket van een medewerker of een groep medewerkers. Het geeft ook aan waar de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van iemand liggen.
Een functieprofiel geeft een overzicht van de belangrijkste aspecten van een functie, zoals de functietitel, taken en verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden en bevoegdheden.
Een functiebeschrijving is gedetailleerder en specifieker. Hierin worden de taken, verantwoordelijkheden en vaardigheden die bij een functie horen beschreven. Dit document dient als referentie voor medewerkers en helpt ook bij het wervingsproces. Potentiële kandidaten krijgen via de beschrijving een duidelijk beeld van wat de functie inhoudt.
Wat heb je aan functieprofielen?
Goede functieprofielen kunnen jouw taken binnen een bedrijf op meerdere manieren versterken. We noemen de drie belangrijkste:
Nieuw personeel
Het succesvol werven en selecteren van een nieuwe medewerker begint met een zorgvuldig opgesteld functieprofiel. Aan de hand van het profiel stel je een vacaturetekst op. Dit is een beknopte, wervend geschreven versie van het functieprofiel. Hoe gedetailleerder en specifieker de vacaturetekst, hoe beter de perfecte kandidaat zich in de functies in een bedrijf herkent. En, niet onbelangrijk, niet-geschikte kandidaten reageren een stuk minder snel. Jij weet dankzij een functieprofiel exact wat je in een nieuwe medewerker zoekt; je sollicitant/medewerker weet direct wat van hem wordt verwacht.
Personeel behouden
Door de functieprofielen binnen je bedrijf te delen met je medewerkers, schep je duidelijkheid over wat iedereen doet én schets je een loopbaanperspectief. Je medewerkers zien welke verschillende functies binnen een bedrijf er zijn, inclusief bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Koppel de functieprofielen aan een salarishuis en je kunt je personeel meteen laten zien wat ze gaan verdienen als ze doorgroeien. Als je een mooi carrièrepad – inclusief persoonlijke ontwikkelmogelijkheden – biedt, zijn medewerkers meer gemotiveerd om bij je te blijven werken.
Organisatie structuur
Ook op strategisch niveau zijn functieprofielen uiterst waardevol. Wat zijn alle doelen en wie doet wat? Door het werk slim te verdelen krijg je een hogere arbeidsproductiviteit dan wanneer de medewerkers afzonderlijk zouden werken. Zodra je de organisatiestructuur van je bedrijf in kaart hebt gebracht, kun je dat als hulpmiddel gebruiken om bedrijfsdoelstellingen te bepalen en te bereiken. Zijn alle taken logisch en efficiënt verdeeld? Sluiten ze goed op elkaar aan? Aan welke nieuwe krachten heeft de organisatie behoefte om te groeien? En waarna zodra groei gerealiseerd is? Wat zijn de functies die hiervoor nodig zijn? Functieprofielen zijn hiervoor onmisbaar.
Wat staat er in een functieprofiel?
Een functieprofiel geeft duidelijkheid over een functie binnen een organisatie. Het beschrijft de verantwoordelijkheden, taken en vereisten, zoals opleiding en werkervaring. Daarnaast staan vaak competenties en gewenste vaardigheden vermeld. Zo weet zowel de werkgever als de (toekomstige) medewerker precies wat er van de functie wordt verwacht.
Het verschil tussen functieprofiel en functie-omschrijving
Een functieprofiel beschrijft het bredere kader van een functie. Het laat zien wat het doel van de functie is, welke verantwoordelijkheden erbij horen en hoe de rol past binnen het team en de organisatie. Dit document wordt vooral gebruikt voor werving, ontwikkeling en strategische HR-keuzes.
Een functieomschrijving is concreter en taakgerichter. Hierin staan de dagelijkse werkzaamheden, verwachtingen en soms ook afspraken die arbeidsrechtelijk relevant zijn, zoals inzetbaarheid en verantwoordelijkheden. Deze wordt vaak gebruikt als praktisch of juridisch referentiedocument, bijvoorbeeld bij arbeidsvoorwaarden of beoordeling.
Beide documenten vullen elkaar aan. Samen zorgen ze voor duidelijkheid, houvast en een solide basis voor goed HR-beleid.
Functieprofielen bij onboarding en beoordeling
Functieprofielen zijn niet alleen waardevol bij werving, maar spelen ook een belangrijke rol bij een goede onboarding. Nieuwe medewerkers krijgen direct duidelijkheid over hun taken, verantwoordelijkheden en positie binnen het team. Dat helpt hen sneller hun plek te vinden en effectiever aan de slag te gaan.
Daarnaast vormen functieprofielen een stevige basis voor functionerings- en beoordelingsgesprekken. Doordat verwachtingen, verantwoordelijkheden en gewenste resultaten vooraf zijn vastgelegd, ontstaat er een objectief en eerlijk gesprek. Medewerker en leidinggevende spreken dezelfde taal en kunnen samen gericht werken aan ontwikkeling, groei en verbetering.
Hoe ga je een functieprofiel schrijven?
Een functieprofiel schrijven vraagt om een gestructureerde aanpak:
- analyseer de werkzaamheden en doelen van de functie
- bepaal verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- beschrijf samenwerking en rapportagelijnen
- leg benodigde competenties en resultaten vast
- stem het profiel af met medewerkers en leidinggevenden
Door medewerkers te betrekken, vergroot je draagvlak en zorg je dat het profiel aansluit bij de praktijk.
Juridische aandachtspunten
Hoewel een functieprofiel vooral een HR-instrument is, is het belangrijk dat functiebeschrijvingen duidelijk en zorgvuldig zijn opgesteld. Onduidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden of positie kan later leiden tot misverstanden of discussies.
Zeker bij functieomschrijvingen spelen arbeidsrechtelijke aspecten een rol. Denk aan rolafbakening, verwachtingen en de aansluiting bij arbeidsvoorwaarden. Door functies helder te beschrijven, verklein je het risico op interpretatieverschillen en creëer je een stevige basis voor duidelijke afspraken tussen werkgever en medewerker.
8 tips voor functieprofiel schrijven
Een functieprofiel schrijven kost tijd en vraagt om een goede aanpak. De taken binnen een bedrijf die er uit voortvloeien ook. Waar moet je op letten met functieprofielen? Wat moet je wel of juist niét doen? In ons whitepaper ‘Functieprofielen’ geven we 8 tips voor een functieprofiel maken, een functieprofiel schrijven en hoe het beste een functieprofiel opstellen.
Uitbesteden?
Veel bedrijven laten zich ondersteunen bij het opstellen van functieprofielen. Onze collega's van Tentoo adviseren: “Als je het opstellen van functieprofielen uitbesteedt, is het heel belangrijk om heldere afspraken te maken. Wat moet precies worden opgeleverd? Welk doel dient het? De onderlinge verwachtingen moeten helder zijn. Bij het opstellen van functieprofielen is namelijk een grote rol weggelegd voor jou als werkgever en je medewerkers, ook als je het project uitbesteedt aan een HR-adviesbureau als Tentoo. Hoe groot die rol is en hoe die moet worden ingevuld, bespreken we vooraf.”
Neem direct contact op
Tentoo jou helpt jouw bedrijf graag aan goede functieprofielen én met alle taken die daaruit voortvloeien. Wij werken laagdrempelig en informeel en zijn transparant in kosten. Wil je advies-op-maat over functieprofielen in jouw bedrijf? Of ander HR-advies? Neem contact met ons op voor een oriënterend gesprek. Bel ons via 020 – 524 60 51 of vul het formulier in. We helpen je graag verder!