Goede functieprofielen kunnen jouw bedrijf op meerdere manieren versterken. We noemen de drie belangrijkste:

Nieuw personeel vinden. Het succesvol werven en selecteren van een nieuwe medewerker begint met een zorgvuldig opgesteld functieprofiel. Aan de hand van het profiel stel je een vacaturetekst op. Dit is een beknopte, wervend geschreven versie van het functieprofiel. Hoe gedetailleerder en specifieker de vacaturetekst, hoe beter de perfecte kandidaat zich erin herkent. En, niet onbelangrijk, niet-geschikte kandidaten reageren een stuk minder snel. Jij weet dankzij een functieprofiel exact wat je in een nieuwe medewerker zoekt; je sollicitant/medewerker weet direct wat van hem wordt verwacht.

Personeel behouden. Door de functieprofielen binnen je bedrijf te delen met je medewerkers, schep je duidelijkheid over wat iedereen doet én schets je een loopbaanperspectief. Je medewerkers zien welke functies je te bieden hebt, inclusief bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Koppel de functieprofielen aan een salarishuis en je kunt je personeel meteen laten zien wat ze gaan verdienen als ze doorgroeien. Als je een mooi carrièrepad – inclusief persoonlijke ontwikkelmogelijkheden – biedt, zijn medewerkers meer gemotiveerd om bij je te blijven werken.

Inzicht in organisatiestructuur. Ook op strategisch niveau zijn functieprofielen uiterst waardevol. Wat zijn alle taken en wie doet wat? Door het werk slim te verdelen krijg je een hogere arbeidsproductiviteit dan wanneer de medewerkers afzonderlijk zouden werken. Zodra je de organisatiestructuur van je bedrijf in kaart hebt gebracht, kun je dat als hulpmiddel gebruiken om bedrijfsdoelstellingen te bepalen en te bereiken. Zijn alle taken op logisch en efficiënt verdeeld? Sluiten ze goed op elkaar aan? Aan welke nieuwe krachten heeft de organisatie behoefte om te groeien? En waarna zodra groei gerealiseerd is? Functieprofielen zijn hiervoor onmisbaar.

Wat precies in een functieprofiel moet staan, kan uiteraard per functie verschillen. Maar over het algemeen bevat een functieprofiel de volgende onderdelen:

Functietitel. De functietitel (of functienaam) moet duidelijk maken om wat voor functie het gaat. Kandidaten moeten zich erin herkennen. Hoewel het natuurlijk leuk is om een originele functietitel te bedenken, moet je wel rekening houden met de vindbaarheid van de vacature. Kandidaten zoeken in Google of op vacaturesites eerder naar de term ‘Debiteurenbeheerder’ dan naar ‘Moneyhunter’. Ook klikken ze waarschijnlijk sneller op ‘Marketeer’ dan op ‘Ambassador of Buzz’. Al is het niet verkeerd om er een originele twist aan te geven.

Taken en verantwoordelijkheden. Het is vanzelfsprekend belangrijk om alle taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen te omschrijven. Hieruit moet blijken waar de medewerker op wordt beoordeeld.

Kennis. Om de functie goed te kunnen vervullen moet de medewerker beschikken over bepaalde kennis. Dit kan vertaald worden in een specifieke opleiding of cursus die de medewerker moet hebben gevolgd. Ook het gewenste opleidingsniveau en de opgedane ervaring kan hierbij genoemd worden.

Sociale vaardigheden. Sommige functies vereisen specifieke sociale vaardigheden. Hoe goed kun je bijvoorbeeld met andere mensen omgaan? Vaardigheden als tact, diplomatie, overtuigingskracht en inlevingsvermogen vallen hieronder.

Persoonlijke eigenschappen. Voor sommige functies is het noodzakelijk om over specifieke persoonlijke eigenschappen te beschikken. Denk bijvoorbeeld aan betrouwbaarheid, discretie, representativiteit, loyaliteit, doorzettingsvermogen, resultaatgerichtheid, zelfstandigheid en flexibiliteit.

Communicatieve vaardigheden. In sommige functies is het van belang goed te kunnen communiceren, mondeling en/of schriftelijk. Je moet hier natuurlijk ook bijzetten in welke taal.

Arbeidsvoorwaarden. Op basis van het functieprofiel stel je passende arbeidsvoorwaarden op. Dat gaat niet alleen om salaris. Ook de werktijden kunnen van belang zijn vast te leggen in het functieprofiel. Verder kunnen secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk zijn voor een functie. Denk bijvoorbeeld aan een auto of telefoon van de zaak of opleidingen en cursussen.

Positie van de functie. Wat is de plaats van de functie binnen het bedrijf? Het gaat hier niet alleen over de afdeling, de directe collega’s en de leidinggevende(n). Het gaat er ook over wie het werk van deze medewerker coördineert en monitort. Natuurlijk kan het ook zo zijn dat deze functie een coördinerende rol vereist. Dan is het goed te beschrijven welke medewerkers worden gecoördineerd en wat daarbij de doelen en eisen zijn.

Veel bedrijven laten zich ondersteunen bij het opstellen van functieprofielen. HR-adviseur Tim van ’t Hoff van Tentoo: “Als je het opstellen van functieprofielen uitbesteedt, is het heel belangrijke om heldere afspraken te maken. Wat moet precies worden opgeleverd? Welk doel dient het? De onderlinge verwachtingen moeten helder zijn. Bij het opstellen van functieprofielen is namelijk een grote rol weggelegd voor jou als werkgever en je medewerkers, ook als je het project uitbesteedt aan een HR-adviesbureau als Tentoo. Hoe groot die rol is en hoe die moet worden ingevuld, bespreken we vooraf.”